Política de Privacidad y
Tratamiento de Datos Personales

1Quiénes somos

Tikay es una plataforma SaaS de gestión de conversaciones de WhatsApp Business, desarrollada y operada por una empresa colombiana legalmente constituida, domiciliada en Bogotá D.C., Colombia, con actividad económica principal en desarrollo de software (CIIU 6201).

Para contacto relacionado con esta Política o con el ejercicio de derechos sobre datos personales, el canal habilitado es:

La información corporativa completa de la sociedad operadora se encuentra disponible en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá y en el Registro Único Tributario de la DIAN. Se suministrará a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o a autoridades judiciales competentes cuando sea requerida mediante acto administrativo o judicial debidamente motivado.

2Definiciones clave

• Tikay / Plataforma: servicio SaaS accesible en gettikay.com para gestión de conversaciones de WhatsApp Business.
• Suscriptor: empresa o persona que contrata Tikay. Actúa como Responsable del Tratamiento frente a sus propios clientes.
• Usuario / Agente: persona natural que accede a Tikay bajo las credenciales del Suscriptor para gestionar conversaciones.
• Contacto Final: persona natural que se comunica con el Suscriptor vía WhatsApp y cuyos datos son procesados en la Plataforma.
• Dato Personal: información vinculada o asociable a una persona natural (Ley 1581/2012, art. 3.c).
• Dato Sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso pueda generar discriminación (Ley 1581/2012, art. 5).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión (Ley 1581/2012, art. 3.g).
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre los datos y las finalidades de su tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• BSP (Business Solution Provider): proveedor de soluciones de negocio habilitado por Meta para ofrecer acceso a la API de WhatsApp Business a terceros.
• API de WhatsApp Business: interfaz oficial de Meta Platforms, Inc. que Tikay usa como única vía de mensajería.
• Habeas Data: derecho fundamental a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales, consagrado en el art. 15 de la Constitución Política de Colombia y desarrollado por la Ley 1581 de 2012.

3Datos que tratamos

3.1 Datos de Suscriptores (empresas que usan Tikay)

3.2 Datos de Usuarios / Agentes

3.3 Datos de Contactos Finales — tratamiento como Encargado

3.4 Lo que NO recopilamos

• No recopilamos datos sensibles (salud, origen racial, creencias religiosas, datos biométricos, opiniones políticas) de forma deliberada ni estructurada.
• No almacenamos datos de tarjetas de crédito — el pago se procesa íntegramente por pasarelas PCI-DSS certificadas.
• No accedemos al cifrado de extremo a extremo de WhatsApp Personal — operamos exclusivamente sobre la API Business oficial de Meta.
• No vendemos, cedemos ni comercializamos datos personales de ningún titular a terceros con fines publicitarios o comerciales propios.

4Finalidades del tratamiento

4.1 Finalidades necesarias para la prestación del servicio

• Operar el inbox compartido, los flujos de automatización, las campañas masivas, la gestión de contactos y los módulos de analytics.
• Gestionar la relación contractual: facturación, cobro de suscripciones, emisión de comprobantes electrónicos.
• Proveer soporte técnico y resolver incidencias de la plataforma.
• Garantizar la seguridad de la plataforma: autenticación, control de acceso, detección de fraude y actividad maliciosa.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias o requerimientos de autoridades competentes.
• Cumplir las obligaciones derivadas del uso de la API oficial de WhatsApp Business de Meta.

4.2 Finalidades secundarias (oponibles)

• Envío de comunicaciones informativas sobre nuevas funcionalidades o actualizaciones del servicio.
• Encuestas de satisfacción para mejora del producto.
• Generación de estadísticas agregadas y anonimizadas de uso.

El titular puede oponerse a las finalidades secundarias en cualquier momento mediante correo a info@binstarh.com con asunto "Oposición tratamiento datos", sin que ello afecte la prestación del servicio principal.

5Base legal del tratamiento

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento se fundamenta en:

6Tikay como Encargado del Tratamiento (rol BSP)

Tikay opera como Business Solution Provider (BSP) de Meta, lo que significa que facilita a los Suscriptores el acceso a la API oficial de WhatsApp Business. En este rol:

• Tikay es Encargado del Tratamiento respecto a los datos de los Contactos Finales del Suscriptor. El Suscriptor es el Responsable de dichos datos.
• Tikay procesa los datos de Contactos Finales exclusivamente según las instrucciones del Suscriptor y para los fines de operación de la plataforma.
• Tikay no utiliza los datos de Contactos Finales de un Suscriptor para fines propios ni los comparte con otros Suscriptores.
• Tikay no vende, cede, arrienda ni comercializa datos de Contactos Finales a ningún tercero bajo ninguna circunstancia.
• Tikay no accede al contenido de los mensajes salvo para la operación técnica de la plataforma (enrutamiento, almacenamiento cifrado, soporte técnico bajo solicitud expresa del Suscriptor).
• El Suscriptor es responsable de informar a sus Contactos Finales sobre el tratamiento de sus datos y de contar con la base legal adecuada para incorporarlos a Tikay.
• Tikay suscribe con cada Suscriptor un Acuerdo de Encargado del Tratamiento (DPA) disponible bajo solicitud a info@binstarh.com.

7WhatsApp Business API — cumplimiento Meta

El uso de Tikay implica el procesamiento de datos a través de la API oficial de WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc. En este marco:

• Tikay opera exclusivamente sobre la API oficial de Meta. No se utilizan métodos no oficiales, emuladores, aplicaciones modificadas ni técnicas prohibidas por las políticas de Meta.
• Los datos de mensajería procesados están sujetos adicionalmente a la Política de Privacidad de WhatsApp y a las Políticas Comerciales de WhatsApp de Meta.
• Meta Platforms, Inc. puede acceder a metadatos de mensajería (no al contenido de los mensajes) de conformidad con sus propias políticas de privacidad.
• Tikay no comparte con Meta datos personales de los Suscriptores más allá de los metadatos técnicos estrictamente necesarios para el funcionamiento de la API (identificador del número de WhatsApp Business, timestamps de mensajes, estado de entrega).
• Las campañas masivas se envían exclusivamente mediante plantillas aprobadas previamente por Meta, garantizando el cumplimiento de sus políticas y la protección del número del Suscriptor.
• Tikay cumple con los requisitos de privacidad exigidos por Meta a sus Business Solution Providers, incluyendo la obligación de contar con una política de privacidad pública, accesible y actualizada.

8Transferencias internacionales de datos

Para la prestación del servicio, Tikay puede transferir o transmitir datos personales a proveedores ubicados fuera de Colombia. En todos los casos se cumplen los requisitos del Título V del Decreto 1074 de 2015 y del art. 26 de la Ley 1581 de 2012:

Tikay no realiza transferencias internacionales sin las garantías adecuadas. Cuando la normativa colombiana requiera autorización previa de la SIC para una transferencia específica, esta se obtendrá antes de proceder.

9Subencargados del tratamiento

Tikay utiliza prestadores de servicios tecnológicos que actúan como Subencargados del Tratamiento. Todos están sujetos a acuerdos contractuales con niveles de protección equivalentes a los exigidos por la Ley 1581/2012. Las categorías son:

• Infraestructura y alojamiento: proveedores de nube con certificaciones de seguridad reconocidas internacionalmente.
• Procesamiento de pagos: pasarelas PCI-DSS nivel 1.
• Comunicaciones transaccionales: servicios de correo electrónico para notificaciones del sistema.
• Seguridad y monitoreo: herramientas de detección de intrusiones y análisis de logs.

La lista actualizada de Subencargados está disponible bajo solicitud a info@binstarh.com. Cualquier cambio relevante en los Subencargados será notificado a los Suscriptores con al menos 15 días de anticipación.

10Conservación de datos

Vencidos los plazos, los datos se eliminan de forma segura mediante procedimientos de borrado certificado o se anonimizan de manera irreversible. El Suscriptor puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos sujeto a las obligaciones legales de conservación.

11Derechos del titular — ARCO + Habeas Data

De conformidad con los artículos 8, 14, 15, 16 y 17 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, todo titular de datos personales tiene los siguientes derechos:

12Procedimiento de Habeas Data — cómo ejercer sus derechos

12.1 Canal de atención

Para ejercer cualquier derecho ARCO o presentar un reclamo de Habeas Data, el titular o su representante legal debe dirigirse a:

12.2 Requisitos de la solicitud

• Nombre completo e identificación del titular (cédula de ciudadanía u otro documento válido).
• Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer y los datos implicados.
• Si actúa como representante legal del titular, documentos que acrediten dicha representación.
• Datos de contacto para la respuesta (correo electrónico o número de teléfono).

12.3 Plazos legales (Ley 1581/2012)

12.4 Trámite previo ante el Responsable

Conforme al art. 16 de la Ley 1581/2012, antes de presentar una queja ante la SIC, el titular debe agotar el trámite de consulta o reclamo directamente ante Tikay. Solo si no obtuvo respuesta satisfactoria en los plazos legales podrá acudir a la autoridad de control.

12.5 Contactos Finales de Suscriptores

Si usted es un Contacto Final (cliente de una empresa que usa Tikay) y desea ejercer sus derechos sobre los datos que esa empresa gestiona a través de la plataforma, debe dirigirse directamente al Suscriptor (la empresa con la que se comunicó por WhatsApp), quien actúa como Responsable del Tratamiento. Tikay facilitará la gestión cuando el Suscriptor así lo instruya.

13Medidas de seguridad

Tikay implementa medidas técnicas, organizativas y físicas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida:

• Cifrado en tránsito mediante TLS 1.2/1.3 en todas las comunicaciones.
• Cifrado en reposo de bases de datos (AES-256).
• Contraseñas almacenadas exclusivamente en hash irreversible (bcrypt con salt único).
• Autenticación de dos factores (2FA) disponible para todos los roles.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) con principio de mínimo privilegio.
• Auditorías periódicas de seguridad y pruebas de penetración programadas.
• Copias de seguridad cifradas con retención conforme a los plazos de conservación.
• Plan de respuesta a incidentes con notificación a la SIC y titulares afectados en los plazos legales.

14Cookies y tecnologías similares

Tikay no utiliza cookies de publicidad comportamental ni comparte datos de navegación con redes publicitarias. El usuario puede gestionar las cookies desde la configuración de su navegador, con la advertencia de que la desactivación de cookies esenciales puede afectar el funcionamiento de la plataforma.

15Menores de edad

Los servicios de Tikay están dirigidos exclusivamente a empresas y personas mayores de 18 años que actúen en calidad de representantes empresariales. Tikay no recopila deliberadamente datos personales de menores de edad. Si se detecta que se han incorporado datos de un menor sin el consentimiento verificable de su representante legal, procederemos a su eliminación inmediata y notificaremos al Suscriptor correspondiente.

16Cambios a esta Política

Tikay se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento para reflejar cambios normativos, en las políticas de Meta, o en las funcionalidades de la plataforma. Las modificaciones serán:

• Publicadas en gettikay.com/privacy.html con la nueva fecha de actualización.
• Notificadas a los Suscriptores activos por correo electrónico con al menos 15 días hábiles de anticipación cuando impliquen cambios sustanciales en los derechos de los titulares.
• Vigentes a partir de la fecha indicada en la notificación.

El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigor de los cambios implica su aceptación. Si no está de acuerdo con las modificaciones, puede cancelar su suscripción sin penalización.

17Contacto y canal de reclamaciones

Esta Política fue adoptada en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Habeas Data), el Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario), la Circular Única de la SIC, la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), y los requisitos de privacidad exigidos por Meta Platforms, Inc. a sus Business Solution Providers de la API de WhatsApp Business.